合同管理办法
发布人:审计处
发布时间:2018-12-05

江苏建筑职业技术学院合同管理办法

苏建院发〔2016〕37号

  

第一章

第一条为规范学校合同管理工作,强化内部控制,加强风险防范,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国审计法》《中华人民共和国合同法》《江苏建筑职业技术学院内部审计工作规定》等制定本办法。

第二条本办法所称合同是学校与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。校属各二级学院、部门不得擅自对外签订合同,对外签订合同须经学校授权,并经过学校合同管理机构审核。

第三条合同管理是指学校相关职能部门依法进行合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容;审核、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。

第四条本办法适用于学校及内部各二级学院、职能部门、后勤服务中心、学校控股的校办产业等各单位对外签订的合同(不包括人事管理合同)。

第二章合同管理的机构及职责

第五条学校的合同管理工作由学校合同管理办公室统一管理。合同管理办公室成员由监察处、教务处、财务处、审计处、基建处、国资办(招标办)、实训中心、后勤中心等职能部门负责人以及有关法律人员组成,日常办公机构挂靠在审计处。

第六条合同管理办公室的工作职责:

(一)参与重大合同认证、考察、招标投标、合同谈判等工作;

(二)依照有关法律、法规以及学校有关文件规定,负责对拟签订合同的内容、形式等进行审核工作;

(三)负责学校合同专用章的管理、使用工作;

(四)协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督、检查。

第三章合同审核程序

第七条合同审核的流程

(一)合同审核的流程。项目管理部门审核→国资办(招标办)审核→财务处审核→合同管理办公室(审计处)审核→校领导审批。

(二)有特殊要求的合同须经法律顾问审核后报校领导审批。

第八条项目管理部门送审合同的相关要求

(一)各项目管理部门送审合同时需报送下列相关材料

1.江苏建筑职业技术学院合同(协议)审批表;

2.合同初稿;

3.招投标文件;

4.未达到招标规定起点的项目,提供江苏建筑职业技术学院采购记录表。

(二)重大或者特殊的合同,项目管理部门应事先通知合同管理办公室派员提前介入,参与合同主要协议条款的商谈。

(三)项目管理部门报送合同进行审核时,应指定本单位承办人员具体负责,不得由合同另一方单位人员代办。

第九条合同的审核

(一)职能部门审核。项目管理单位、财务处、国资办(招标办)、等职能部门接收材料后,应仔细核对、验证相关材料是否齐全、有效。审核无误后,由部门主要负责人签字确认。

(二)合同管理办公室审核。标的在100万元以内的合同,由合同管理办公室负责进行审核;标的在100万元(含100万元)以上的合同,或特殊(复杂)合同,由合同管理办公室根据实际需要,召集有关成员(必要时请相关专业人员、法律顾问、业务单位负责人或经办人参加)进行审核。

第十条合同审核意见的反馈

(一)合同审核后,合同审核办公室及时将合同审核稿通知、移交各项目管理部门负责人,各项目管理部门负责人应及时将审核修改后的合同条款与签订合同的另一方进行商谈。

(二)必要时,合同管理办公室应协助各项目管理部门与签订合同的另一方就合同管理办公室提出的意见以及建议商谈有关合同条款。

第四章合同的签订与档案管理

第十一条项目管理部门的负责人或经办人就有关条款与合同的另一方洽谈修改达成一致意见后,形成正式合同文本。

第十二条合同的签字盖章

合同经双方被授权的当事人签字盖章后成立。学校的合同,由校领导授权项目管理部门主要负责人签字。

项目管理单位将经签字的合同一式六份、合同审批表和原审核修改的合同,一并报合同管理办公室盖章,合同管理办公室留存合同审批表、原审核修改合同和一份正式合同。

第十三条合同档案管理。合同签订后,项目管理单位、合同管理办公室应分别负责及时将有关材料整理装订存档。定期移交学校档案管理部门。

第五章合同审核的内容

第十四条合同立项审核

合同立项审核是对合同立项依据及签订的必要性、可靠性进行审核。

(一)合同项目是否列入计划或经有关领导、部门批准;

(二)合同项目是否经过可行性分析研究或项目评估,其技术先进性与经济合理性是否相互协调;

(三)与立项有关的文件、资料是否真实、可靠。

第十五条合同签订审核

合同签订审核是对所签合同的合法性、有效性进行审查。

(一)合同当事人、经办人和代理人是否具备合法资格,是否具有相应的民事权利能力和民事行为能力;

(二)合同内容是否符合国家法律和行政法规的规定;

(三)合同的签订是否遵守平等互利、协商一致、等价有偿的原则,当事人是否遵循公平原则确定各方的权利和义务,当事人的意思是否真实,当事人行使权利、履行义务是否能遵循诚实信用原则;

(四)合同的订立是否符合法律规定的形式和程序,涉及法律裁决的条款是否完善;

(五)合同签订有无违反学校利益、国家利益或社会公共利益的行为;

(六)根据法律规定或按合同性质必须具备的条款是否具备;

(七)对国家、有关部门制定有强制性标准的,包括质量要求、技术规范等,订立合同时,是否按国家、有关部门制定的强制性标准执行;

(八)对国家规定有规范合同文本的,所签合同是否采用规范文本;

(九)采用格式条款订立合同的,提供格式条款的一方是否采取合理的方式提请对方注意免除或者限制其责任的条款,并按照对方要求,对该条款予以说明;

(十)对外签订合同附加条款中,是否按规定增加付款前必须经甲方审计机构审计的条款;

(十一)合同签订中有无弄虚作假、假公济私、行贿受贿等腐败行为。

第十六条合同主要条款审核

合同主要条款审核是对合同主要条款内容的真实性、合法性、准确性、以及经济性、合理性进行审查。

(一)标的审查

1.合同当事人双方权利和义务所共同指向的标的的表述是否具体、明确、合法;

2.标的条款是否经当事人双方协商一致。

(二)数量和质量审查

1.合同中数量的规定是否明确、具体,是否符合实际需要;

2.计量单位是否用法定的或符合法律规定的通用计量单位,名称或表述是否准确;

3.合同规定的质量要求是否能满足需要,执行国家标准、行业标准、地方标准或企业标准的,是否具体写明标准名称、代号和编号,执行协商标准的,是否有明确的技术要求和验收方法。

(三)价款或报酬审查

1.价格或报酬标准确定是否合理、合法、合规;

2.价款和报酬的计算是否准确,标的数量与单价计算方式和计算过程是否正确;

3.价款包含的内容是否明确,除标的价款外,对税费、包装费、运输费、周转仓储费、装卸费、保险费等费用若需明确的,是否在合同条款中明确规定;

4.分期支付价款或酬金,以及预留保修金的,是否合理确定支付期限。

(四)支付条件和支付金额;

价款或酬金除法律、法规另有规定外,是否用人民币计算和支付。

(五)履行期限、地点和方式审查

1.是否明确规定合同履行期限;

2.是否依据合同标的性质或当事人双方的约定明确规定履行合同的地点;

3.有关费用的承担和支付办法是否明确;

4.标的物的交付方式和价款结算方式是否具体。

(六)违约责任审查

1.违约责任条款规定是否明确,是否实事求是、切实可行;

2.对违约金和赔偿金的数额是否有明确规定。

(七)解决争议方法审查

1.合同条款中对解决合同争议是否有明确表示;

2.合同条款中对解决合同争议是否符合规定。

第十七条合同履行情况审核

审查在合同执行过程中双方权利和义务的履行情况。

(一)双方是否恪守信誉,是否按合同规定的条款认真全面履行其义务,有无用其他标的物、违约金或赔偿金代替合同实际履行的情况;

(二)有无违反合同规定,侵犯对方权益的行为;

(三)不能按期履行或不履行合同的主要原因、责任及给双方造成的损失情况是否查清;

(四)合同执行中有无弄虚作假、假公济私、行贿受贿等腐败行为;

(五)有无利用合同搞其他非法活动的行为;

(六)合同的变更和解除是否符合法定条件,是否按规定的原则和程序进行,手续是否完备;

(七)对合同纠纷的处理是否严肃、合法。

第十八条合同终结审核

合同终结审核是对合同履行完毕或双方协商一致终止履行的,对其履行结果或终止履行的原因进行审核。

(一)按合同规定事项全部履行的,审查其履行质量、数量、验收情况,双方权利义务履行的完满程度,以及合同执行的效益性;

(二)当事一方不履行合同义务,或履行合同义务不符合规定的,是否承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任;

(三)经当事人协商一致而解除合同的,审查其解除的原因、责任、已履行部分的双方权利保护情况,查明其解除行为对企业利益、国家利益的影响程度等。

第六章合同管理其它要求

第十九条合同生效后,合同管理办公室应主动协助有关部门督促检查合同条款履行的情况,及时解决出现的问题。维护学校的合法权益。

第二十条参与谈判

参加谈判的审核人员一般应是重要合同的主审人员。审核人员在合同订立中参加谈判,不能替代对合同的最终审核。成文合同仍须按程序送交审核机构审查。

第二十一条项目招标文件的审核

依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》必须进行招标的,应在招标前进行招标文件及工程预算的审核,由招标管理部门将拟定好的招标文件及工程预算送审计处审核备案后,方可办理招标。并在合同签订前按程序对合同进行审核。

第二十二条价款和酬金审核遵循的原则

(一)凡有国家统一订价的,执行国家统一订价;国家没有统一定价,但已形成市场价格的,参照市场价格执行;国家没有定价且本地没有同类产品或劳务市场价格的,根据该项产品或劳务的成本及费用,加上合理利润确定;

(二)对特殊产品或对市场价格不甚了解的产品,在对其产品成本的构成进行审查的基础上协商确定;

(三)对执行行业内部价格的,认真核对内部价格的适用范围、条件、内容等,合理选择适用的价格。

第二十三条价格变更审核原则

在合同履行中,对遇有价格变化的,应审查是否按以下规定执行:

(一)执行政府定价或者政府指导价的,在合同约定的交付期限内政府价格调整时,按照交付时的价格计价;

(二)非政府定价或者政府指导价的,市场价格变化时,维持原合同价格不变;

(三)逾期交付标的物的,遇价格上涨时,按照原价格执行;价格下降时,按照新价格执行;

(四)逾期提取标的物或逾期付款的,遇价格上涨时,按照新价格执行;价格下降时,按照原价格执行。

第二十四条合同金额审核方法

审核人员可以采用成本定价法;定额定价法;系数定价法;同类标的纵横比较法;指标测算法;市场调查法等方法实施审核。

第七章合同审核责任和纪律

第二十五条依法签订的合同,具有法律约束力。合同双方应当按照约定全面履行自己的义务。不得擅自变更或者解除合同。

第二十六条项目管理部门代表学校与外单位签订合同过程中,必须按照本办法规定的程序和要求进行合同审核及签章,否则如果造成了经济或其他损失,学校将依照有关规定追究该单位和相关责任人员的行政或经济责任;触犯法律的,将依法追究相关法律责任。

第二十七条合同审核工作人员必须依法并按规定的程序严格履行岗位职责,不得利用工作之便徇私舞弊、谋取私利,否则学校将依照有关规定追究责任;触犯法律的,将依法追究相关法律责任。

第八章

第二十八条本办法施行后,学校所有对外签订的合同必须加盖“江苏建筑职业技术学院合同专用章”后方能生效。

第二十九条本办法由学校合同管理办公室负责解释。

第三十条本办法自发布之日起实施。

  

  

  

江苏建筑职业技术学院

2016年11月28日

  

 

 

 

 

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